"Moet ik dit nu doen?" De sleutel tot efficiënt plannen
In de drukke wereld van het ondernemerschap worden we vaak overspoeld door een stroom van taken die allemaal om onze aandacht schreeuwen. Hierdoor kunnen we onszelf beter maar even afvragen: "Moet ik dit nu doen?" Deze eenvoudige vraag, ook al wordt deze vaak over het hoofd gezien, is belangrijk voor effectief tijdbeheer en kan de manier waarop we werken radicaal veranderen.
In dit blog gaan we dieper in op vijf unieke interpretaties van deze vraag, die allemaal kunnen helpen om de manier waarop je je tijd beheert te optimaliseren.
1. Prioriteit: de dringendheid en belangrijkheid van Taken
De vraag "Moet ik dit nu doen?" helpt je eerst en vooral bij het identificeren van de prioriteit van een taak. Het model van Eisenhower, een bekend tijdmanagementconcept, verdeelt taken in vier categorieën: dringend en belangrijk, belangrijk maar niet dringend, dringend maar niet belangrijk, en noch dringend noch belangrijk.
Als je een taak tegenkomt die zowel dringend als belangrijk is - zoals het oplossen van een crisis of het halen van een strakke deadline - dan is de kans groot dat dit iets is dat je nu moet doen. Aan de andere kant, als een taak noch dringend noch belangrijk is, dan is dit wellicht iets dat je kunt uitstellen of zelfs volledig kunt negeren. Je hoeft namelijk niet altijd alles te doen!
2. Delegeren: ben jij degene die het moet doen?
De volgende interpretatie van de vraag "Moet ik dit nu doen?" houdt rekening met het idee van delegeren. In deze context wordt de vraag meer: "Moet ík dit nu doen?"
Het is belangrijk om te onthouden dat je niet alles zelf hoeft te doen. In feite kan het proberen om alles zelf te doen leiden tot burn-out en inefficiëntie. Als een taak dringend en belangrijk is, maar niet noodzakelijkerwijs iets waar jij persoonlijk aan hoeft te werken, kun je overwegen om deze te delegeren aan een een andere ondernemer. Goed voor jou, én voor de economie!
3. Efficiëntie: is dit het beste moment om dit te doen?
Een andere belangrijke interpretatie van "Moet ik dit nu doen?" is efficiëntie. Onderzoek heeft aangetoond dat het voortdurend wisselen tussen taken, ook wel 'task-switching' genoemd, tot wel 40% productiviteitsverlies kan leiden. Hier maken we ons helaas allemaal schuldig aan...
Als je midden in een diepgaande taak zit en je wordt onderbroken door een andere, minder belangrijke taak, is het meestal beter om de huidige taak af te maken en dan pas aan een nieuwe taak te beginnen. Hoewel de nieuwe taak dringend kan lijken, kan het feit dat je tijd verliest door van taak te wisselen betekenen dat het beter is om het nog even uit te stellen. Je bent vaak ook minder geconcentreerd bezig als je continu switcht, en hierdoor kan ook kwaliteit verloren gaan. Jammer!
4. Waarde: is dit de beste besteding van mijn tijd?
De vraag "Moet ik dit nu doen?" slaat op de waarde van een taak. In deze context kan de vraag betekenen: "Is dit de beste besteding van mijn tijd op dit moment?"
Het is belangrijk om taken te beoordelen op hun bijdrage aan je langetermijndoelen. Als je merkt dat je wordt afgeleid door taken die weinig waarde toevoegen aan deze doelen, is het misschien tijd om te heroverwegen of je deze taken nu wel moet doen. Hierbij kan je jouw werk dan opdelen in A (heel belangrijk), B (minder belangrijk) en C (dit kan later ook nog wel, of is eigenlijk nutteloos...)
5. Timing: past deze taak in mijn schema?
Ten slotte kan "Moet ik dit nu doen?" ook slaan op de timing van een taak. Hoewel een taak misschien niet urgent is, als deze perfect in je schema past op dit specifieke moment, kan het zinvol en effectief zijn om het nu te doen, bijvoorbeeld even 5 posts maken voor jouw socials! Als je je dag goed uitstippelt, hou je vaak wel een half uurtje over.
In het kort is de vraag "Moet ik dit nu doen?" een ongelooflijk krachtig hulpmiddel voor effectief tijdbeheer. Door jezelf regelmatig deze vraag te stellen en rekening te houden met de vijf bovenstaande interpretaties, kun je jouw productiviteit en efficiëntie verbeteren. Dus de volgende keer dat je geconfronteerd wordt met een overvloed aan taken, vraag jezelf dan af: "Moet ik dit nu doen?" Het antwoord kan je verrassen! ;)
